+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация документов

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия.

Мы остановимся на первой составляющей — документообороте. Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Детализируя это понятие, можно сказать, что документооборот включает в себя прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также обработку и отправку исходящих документов.

Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:. Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях. Исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации процессов делопроизводства, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников является годовой объем документооборота.

Прежде всего напомним, что различают три основных потока документации :. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота. Подсчет количества документов осуществляют по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов в местах их регистрации.

Размноженные экземпляры, обработанные службой делопроизводства, подсчитывают отдельно на основе принятой на предприятии системы учета документов. Итоговые данные об объеме документооборота анализирует и обобщает служба делопроизводства. Полученные результаты отражают в специальном документе — отчете об объеме документооборота см.

После анализа и обобщения данные об объеме документооборота передают руководителю предприятия в установленном им порядке. График документооборота. Движение документов с момента их создания до передачи на хранение регламентирует график документооборота. Какой-то унифицированной формы такого графика не существует. Каждое предприятие разрабатывает его с учетом особенностей своей деятельности. При этом нужно предусмотреть оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый документ, а также минимальный срок его нахождения в подразделении.

При составлении графика документооборота прежде всего необходимо определить :. Конкретным исполнителям вручают выписку из графика документооборота. В такой выписке перечисляют только документы, относящиеся к сфере функциональных обязанностей исполнителя. Кроме того, в ней указывают подразделения, в которые эти документы должны быть переданы после создания, проверки или обработки, а также сроки их передачи.

В целом по предприятию график документооборота составляют на основании соответствующих графиков его подразделений. График документооборота оформляют в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. На практике его часто составляют в табличной форме. Приведем пример графика документооборота на рис. Заметьте: поскольку правила документооборота предприятие утверждает самостоятельно, решение о необходимости составления графика документооборота относится к компетенции конкретного предприятия.

Порядок обращения с документами. Порядок обращения с документами зависит от того, поступили они извне или созданы самим предприятием. Например, технологический процесс обработки и движения поступивших документов состоит из следующих этапов:. В свою очередь, исходящую документацию после ее создания и подписания утверждения необходимо обработать, зарегистрировать и отправить адресату.

Давайте подробнее рассмотрим этапы документооборота на предприятии. Начнем с приема входящих документов. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение. Прием и первичная обработка документов проходят централизованно в службе делопроизводства экспедиции.

Также документы может принимать специально выделенный работник канцелярии или секретарь. Если документы поступили в нерабочее время, их принимает дежурный работник предприятия при наличии , который, не раскрывая корреспонденцию, передает ее в службу делопроизводства на следующий рабочий день под подпись.

Другие работники предприятия принимать корреспонденцию не должны. Факт поступления документа на предприятие обязательно фиксируют путем проставления на входящих документах отметки о его поступлении.

Такую отметку проставляют от руки, при помощи штампа см. Этот реквизит содержит сокращенное наименование предприятия, регистрационный индекс и дату при необходимости — часы и минуты поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации указанную информацию наносят при помощи штрих-кода. На невскрываемых письмах отметку о поступлении проставляют на конверте.

При получении документов прежде всего проверяют правильность их доставки. Ошибочно получили чужую корреспонденцию? Тогда следует вернуть ее отправителю без рассмотрения. После вскрытия конверта проверяют наличие и целостность вложения, т. Предположим, в ходе проверки выявлено отсутствие приложений, указанных в документе, или отдельных листов либо обнаружены ошибки в оформлении документа, которые делают невозможным его исполнение отсутствует подпись, гриф утверждения и т.

Тогда документ не регистрируют. Отправителю направляют письменный запрос или сообщают ему о сложившейся ситуации по телефону. При этом на документе делают соответствующую отметку с указанием даты запроса разговора по телефону , должности и фамилии лица, которому сделан запрос, а также подписи лица, осуществившего запрос, и ее расшифровки. В случае отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта или упаковки, что привело к невозможности прочтения текста документа, составляют акт в двух экземплярах.

Один акт направляют отправителю, второй — хранят в службе делопроизводства. Если адрес отправителя, дату отправки и получения документа можно определить только по конверту, его сохраняют и прилагают к документам, которые были в нем присланы. Кроме того, конверт нужно сохранить, если установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, или отсутствуют отдельные документы.

Также сохраняют и прилагают к документам адресные ярлыки заказных конвертов и пакетов. Все документы, поступившие на предприятие, проходят обязательное предварительное рассмотрение. Его осуществляет служба делопроизводства в день поступления документов либо на следующий рабочий день в случае поступления документов после окончания рабочего дня, в выходные или праздничные дни.

Поручения вышестоящих организаций, телеграммы и телефонограммы рассматривают немедленно. Целью предварительного рассмотрения является :. Лицо, которому поручено предварительное рассмотрение, знакомится с содержанием поступивших документов и распределяет их по назначению: руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от затронутых в документах вопросов.

Это же лицо определяет необходимость регистрации документов. Во время предварительного рассмотрения учитывают полномочия должностных лиц, предусмотренные в учредительных документах предприятия, положениях о структурных подразделениях, распорядительных документах о распределении обязанностей между руководителем предприятия и его заместителями, должностных инструкциях.

Также ориентируются на классификатор вопросов деятельности предприятия, номенклатуру дел, схемы прохождения документов. Руководителю предприятия и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя предприятия, распределяют по структурным подразделениям. На документе указывают подразделение или фамилию специалиста.

Такая пометка имеет силу резолюции руководителя. Регистрация документов. Служебный документ, полученный либо созданный предприятием в том числе для внутреннего пользования , считается внесенным в документационный фонд с момента регистрации. Регистрация документа — это фиксирование факта создания, отправки или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса и внесения в учетные формы кратких сведений о служебном документе.

Регистрацию документов осуществляют с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативного использования имеющейся в документах информации. Служба делопроизводства, как правило, осуществляет регистрацию документов централизованно. Вместе с тем. Место регистрации отдельных групп документов приказов распоряжений по кадровым вопросам личному составу , договоров, отчетов, прейскурантов и пр.

Так, не подлежат регистрации в службе делопроизводства :. При этом документы, перечисленные в пунктах 1, 3, 8 — 12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях предприятия бухгалтерии, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации. При регистрации документов необходимо соблюдать определеные требования :. Документы регистрируют независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрация осуществляется по документопотокам входящие, исходящие, внутренние.

В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой новый регистрационный индекс на документе не проставляют.

Документы регистрируют по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов. Во время регистрации документу присваивают условное обозначение — регистрационный индекс.

Регистрационный индекс документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации. Регистрационный индекс состоит из порядкового номера в пределах группы регистрируемых документов.

Порядковый номер можно дополнять индексами по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, рассматривающих и подписывающих документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ, и т. Регистрационный индекс распорядительных документов и некоторых внутренних документов акты, протоколы, договоры и др. Кроме того, как мы уже говорили ранее см.

Место расположения регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка угловой или продольный и вида документа. Сам процесс регистрации состоит в снятии с документа показателей реквизитов для создания базы данных. Из документов, как правило, выписывают следующие сведения :.

Формы регистрации документов могут быть трех видов:. Такую форму регистрации целесообразно использовать только на предприятиях с объемом документооборота до документов в год;. Предприятие может их дополнять;. Исполнение документов. Зарегистрированные документы передают на рассмотрение руководству предприятия в день их поступления или на следующий рабочий день если они поступили в нерабочее время.

Составление номенклатуры дел

В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу. Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся. Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.

С какой целью регистрируют документы? По каким критериям определяют принадлежность документов к тому или иному виду?

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

10 любимых ошибок в управлении документами

Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. В статье рассмотрены вопросы: Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен. К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности. Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной. Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, финансовые документы из банка и от контрагентов, обращения юридических и физических лиц, договоры, счета-фактуры, информационные письма и т. Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения. Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы.

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия. Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие.

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет.

Срок хранения исходящих и входящих документов

Основное о номенклатуре дел. В соответствии со ст. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме печатных изданий, справочников в том числе телефонных , бюллетеней, реферативных журналов, экспресс-информации п. Различают такие виды номенклатур дел п.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Формируем и храним дела с перепиской организации

.

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже.

.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

.

Организация документооборота на предприятии

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. woedabhows

    Спасибо! Я вообще в банке не была. Меня обманули, когда я была очень нездорова, и меня пригласили по телефону на бесплатную медицинскую диагностику. После так называемой бесплатной диагностики, я не пошла к врачу на консультацию, не сдавала анализов. Я сказала,что мне плохо, к врачу приду завтра. Меня в таком полубессознательном состоянии так запугали, что я подписала договор на лечение, хотя ещё не была у врача и мне ничего никто не назначал. Дома, успокоившись, я посмотрела договор. Стоимость услуг была запредельная. Я пришла в ужас. На следующий день я пришла и расторгла договор, но частично. Оказалось, что я подписалась на биодобавку и получила её. Мне её никто не назначал, т. к. у врача я не была, и она мне противопоказана по состоянию здоровья. Я сказала, что платить не буду. Один год и три мес. меня никто не беспокоил. Потом стал беспокоить банк ,Ренессанс кредит, с 1-го апреля 2018 г: звонить, письма писать, угрожать коллекторами. так продолжается 4 мес. С сегодняшнего дня звонят коллекторы. Я писала заявления и в прокуратуру, и в полицию, и не один раз. По моему они все заодно.

© 2018-2019 001rus.ru